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Documentation complète · Web · Mobile · WhatsApp

Le manuel pratique pour utiliser SahelStock au quotidien.

Un guide terrain pour configurer, vendre, encaisser, gérer stock, achats, dettes, livraisons, WhatsApp GOWA, rapports et synchronisation hors connexion.

Voir les modulesProblèmes fréquents

Parcours recommandé

Étape 1

Structurer

Entreprises, magasins, dépôts, boutiques et responsables.

Étape 2

Catalogue

Catégories, produits, unités, SKU, prix achat/gros/détail/minimum.

Étape 3

Stock

Entrées initiales, seuils, transferts, inventaires et alertes.

Étape 4

Exploiter

Ventes, crédits, achats, livraisons, WhatsApp, rapports et synchronisation.

Rôles client

Chaque poste a un accès limité à son travail.

Propriétaire / administrateur principal client

Configure entreprise, magasins, utilisateurs, règles crédit, rapports et paramètres sensibles.

Administrateur entreprise

Gère catalogue, stock, équipes, achats, rapports et règles opérationnelles.

Gérant magasin / dépôt

Suit stock local, mouvements, ventes, commandes, caisse et livraisons.

Vendeur / caissier

Crée ventes, encaisse, imprime/envoie reçus et consulte produits/clients autorisés.

Magasinier

Traite entrées, sorties, transferts, réceptions, inventaires et seuils.

Livreur

Démarre les tournées et marque livré, reporté, échoué ou annulé.

Comptable

Suit paiements, dettes, remboursements, exports et rapprochements.

Agent mobile terrain

Travaille selon permissions avec cache local et synchronisation.

Sommaire
DashboardEntreprises et magasinsProduitsStockFournisseurs et achatsAchats fournisseursCommandesVentes et caisseDevisClients et dettesPaiements et livraisonsRapportsWhatsApp GOWASynchronisationParamètres

Guide par module

Fonctionnalités, étapes et exemples pratiques.

Dashboard · /dashboard

Lire la santé quotidienne de l’activité

Vue rapide des ventes, paiements, dettes, commandes, ruptures, alertes et opérations récentes selon le contexte actif.

Utilisateurs

DirectionGérantComptable

Actions disponibles

Lire cartes de synthèseIdentifier ruptures et dettesComparer ventes et encaissementsOuvrir les modules concernés

Comment l’utiliser

  1. 1Ouvrir le dashboard en début de journée.
  2. 2Contrôler stock faible, dettes et commandes à traiter.
  3. 3Prioriser réassort, relance, préparation ou livraison.
  4. 4En fin de journée, comparer ventes, paiements et reste à payer.

Exemple terrain

12 produits sous seuil, 3 clients au-dessus de leur limite crédit et 2 commandes à expédier : le gérant prépare un transfert et lance les relances.

À éviter : Décider un réassort sans stock réservé

À éviter : Confondre chiffre d’affaires et encaissé

Prérequis

Choisir le bon contexte entreprise/magasin · Avoir des opérations enregistrées

Dépannage

Chiffres anciens : actualiser les modules concernés. · Magasin absent : vérifier contexte et droits.

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Rapports · Stock · Ventes · Dettes

Entreprises et magasins · /companies, /stores

Créer la structure réelle

Définissez grossiste, mini-grossiste, boutique, dépôt, magasin principal, responsables et statuts.

Utilisateurs

DirectionAdministrateur

Actions disponibles

Créer entrepriseCréer dépôt/boutiqueAffecter responsablesSuspendre inactif

Comment l’utiliser

  1. 1Créer l’entreprise avec type, pays, ville, téléphone, WhatsApp et devise.
  2. 2Créer les magasins/dépôts rattachés.
  3. 3Affecter responsable, caissier, magasinier ou livreur.
  4. 4Vérifier que la structure est active avant d’ajouter du stock.

Exemple terrain

Dépôt Central Bamako reçoit les achats fournisseurs ; Boutique Marché A reçoit les transferts et réalise les ventes.

À éviter : Créer un magasin sans responsable

À éviter : Supprimer une structure avec stock

À éviter : Mélanger dépôt et boutique

Prérequis

Structure métier connue · Coordonnées responsables · Liste des points de vente

Dépannage

Magasin archivé avec stock : transférer avant fermeture. · Utilisateur ne voit pas une boutique : vérifier affectation.

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Stock · Paramètres · Rapports

Produits · /products

Construire un catalogue fiable

Catégories, produits, SKU, code-barres, unités, photo, import/export, prix achat/gros/détail/minimum et historique prix.

Utilisateurs

AdministrateurGérantAchatMagasinier

Actions disponibles

Créer produitDéfinir prixImporter/exporterGénérer codesVoir historique

Comment l’utiliser

  1. 1Choisir catégorie.
  2. 2Renseigner nom, SKU, code-barres et unité.
  3. 3Ajouter prix achat, gros, détail et minimum.
  4. 4Ajouter photo si utile.
  5. 5Contrôler que le produit apparaît dans stock et ventes.

Exemple terrain

Riz 50kg : SKU RIZ-50, sac, achat 21 000 FCFA, gros 23 000, détail 24 500, minimum 22 500.

À éviter : Créer des doublons

À éviter : Mélanger carton et pièce

À éviter : Laisser prix minimum vide

Prérequis

Entreprise créée · Catégories définies · Unités connues

Dépannage

Absent en vente : vérifier stock du magasin actif. · Prix incorrect : vérifier type de prix et historique.

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Stock · Ventes · Achats

Stock · /stock

Piloter disponible, réservé, seuils et mouvements

Suivez disponible, réservé, seuil minimum, statuts OK/faible/rupture, entrées, sorties, transferts, inventaires et ajustements.

Utilisateurs

GérantMagasinierAchat

Actions disponibles

EntréeSortieTransfertSeuilInventaireAjustementAlertes

Comment l’utiliser

  1. 1Entrée : choisir entreprise, magasin, produit, quantité, coût, motif et référence.
  2. 2Transfert : choisir source, destination, produit et quantité.
  3. 3Si stock insuffisant apparaît, diminuer quantité ou changer source.
  4. 4Inventaire : saisir quantité physiquement comptée et motif.
  5. 5Contrôler disponible, réservé et dernier mouvement.

Exemple terrain

140 cartons disponibles, 25 réservés, seuil 40 : disponible exploitable 115. Une demande de 130 doit être refusée ou réassortie.

À éviter : Corriger sans motif

À éviter : Ignorer le réservé

À éviter : Transférer plus que disponible

Prérequis

Produits créés · Magasins/dépôts créés · Droits stock

Dépannage

Produit absent en transfert : pas de stock positif source. · Connexion faible : dernier stock connu, attendre sync avant décision critique.

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Produits · Achats · Commandes · Sync

Fournisseurs et achats · /purchases, /suppliers

Centraliser fournisseurs, paiements et dettes

Fiches fournisseurs avec NIF/RCCM, contacts, WhatsApp, devise, délai, conditions, blocage, paiements, dettes et relevés.

Utilisateurs

AchatComptableMagasinier

Actions disponibles

Créer fournisseurFiltrerCréer dettePayerRecevoir stockImprimer relevé

Comment l’utiliser

  1. 1Créer la fiche fournisseur avec contacts et documents.
  2. 2Définir devise, délai et conditions de paiement.
  3. 3Déclarer paiement : cash, Orange Money, Wave, Moov Money, virement, chèque, crédit ou autre.
  4. 4Contrôler le solde fournisseur après paiement.

Exemple terrain

Facture 1 200 000 FCFA, paiement Wave 700 000 : solde fournisseur restant 500 000 FCFA.

À éviter : Commander chez fournisseur suspendu

À éviter : Oublier la devise

À éviter : Payer sans référence

Prérequis

Entreprise active · Produits/dépôts créés · Coordonnées fournisseur

Dépannage

Relevé faux : comparer commandes, réceptions et paiements. · Fournisseur bloqué : lire la raison avant commande.

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Achats fournisseurs · Stock · Paiements

Achats fournisseurs · /suppliers

Commander, réceptionner et payer les fournisseurs

Workflow : brouillon, envoyée, confirmée, préparation, expédiée, partiellement reçue, reçue, clôturée ou annulée.

Utilisateurs

AchatMagasinierComptable

Actions disponibles

Créer bonEnvoyerConfirmerPréparerExpédierRéceptionnerPayerImprimer

Comment l’utiliser

  1. 1Créer commande avec fournisseur et dépôt destination.
  2. 2Ajouter produits, quantités, coûts, remises, taxes et frais.
  3. 3Envoyer puis confirmer quand le fournisseur valide.
  4. 4À réception, saisir reçu, accepté, abîmé, expiré ou manquant.
  5. 5Valider : seul le stock accepté augmente.

Exemple terrain

Commande 100 sacs, réception 80 : 78 acceptés, 2 abîmés. Le stock augmente de 78 et 20 restent en attente.

À éviter : Clôturer avant contrôle physique

À éviter : Gonfler le stock avec manquants

À éviter : Confondre payé et reçu

Prérequis

Fournisseur actif · Dépôt destination · Produits et coûts connus

Dépannage

Réceptionner indisponible : commande non expédiée. · Paiement partiel : vérifier total, payé et reste.

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Fournisseurs · Stock · Rapports

Commandes · /orders

Gérer demandes client et transferts internes

Demandes client, boutique, mini-grossiste ou dépôt : brouillon, validation, préparation, expédition, livraison.

Utilisateurs

GérantVendeurMagasinierLivreur

Actions disponibles

CréerValider/réserverPréparerExpédierMarquer reçue/livréeNotifier WhatsApp

Comment l’utiliser

  1. 1Créer la demande avec client ou destination.
  2. 2Ajouter produits et quantités.
  3. 3Valider seulement si confirmée.
  4. 4Préparer physiquement puis expédier.
  5. 5Marquer livré ou reçu après confirmation terrain.

Exemple terrain

Boutique demande 30 cartons ; dépôt prépare 28 disponibles et garde 2 en reliquat.

À éviter : Valider une commande incertaine

À éviter : Marquer livré avant confirmation

À éviter : Oublier le stock réservé

Prérequis

Client ou destination identifié · Stock ou livraison partielle prévue

Dépannage

Validation impossible : vérifier stock et droits. · WhatsApp échoue : vérifier numéro et GOWA.

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Stock · Livraisons · WhatsApp · Ventes

Ventes et caisse · /sales

Vendre, encaisser, gérer crédit, reçu et retour

Vente rapide/détaillée, panier, client, remises, taxes, paiement cash/Mobile Money/virement/crédit, reçu WhatsApp et régularisation.

Utilisateurs

VendeurCaissierGérantComptable

Actions disponibles

Créer venteAjouter panierRemisePaiementReçuRetour/annulationRégulariser

Comment l’utiliser

  1. 1Choisir magasin actif.
  2. 2Ajouter produits disponibles du magasin.
  3. 3Vérifier quantités, prix, remises et taxes.
  4. 4Choisir paiement : espèces, Orange Money, Wave, Moov Money, virement, crédit ou autre.
  5. 5Si paiement incomplet, sélectionner un client.
  6. 6Valider puis envoyer ou imprimer le reçu.

Exemple terrain

Vente 185 000 FCFA, paiement 100 000 par Wave, reste 85 000 : client obligatoire et dette associée.

À éviter : Crédit à client anonyme

À éviter : Vente sous prix minimum sans autorisation

À éviter : Ignorer vente à régulariser

Prérequis

Stock disponible · Prix configurés · Client obligatoire si paiement incomplet

Dépannage

Produit introuvable : stock magasin actif. · Reste sans client : choisir/créer client. · Reçu échoué : vérifier numéro et GOWA.

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Clients · Paiements · Dettes · Stock

Devis · /quotes

Préparer un prix avant la vente

Créez une proposition client, exportez le PDF, marquez envoyé puis convertissez en vente quand le client accepte.

Utilisateurs

VendeurGérantCommercial

Actions disponibles

CréerExporter PDFEnvoyerConvertirSupprimer si non converti

Comment l’utiliser

  1. 1Créer un devis avec client, magasin, produits et quantités.
  2. 2Vérifier prix, remises et total.
  3. 3Télécharger PDF et l’envoyer.
  4. 4À acceptation, convertir en vente après contrôle stock.

Exemple terrain

Devis 1 250 000 FCFA pour 50 cartons ; accepté le lendemain, il devient une vente.

À éviter : Promettre stock non vérifié

À éviter : Changer oralement un prix PDF

À éviter : Supprimer devis accepté

Prérequis

Produits créés · Client connu · Stock à vérifier avant conversion

Dépannage

Conversion impossible : vérifier stock/statut/droits. · PDF impossible : vérifier connexion.

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Ventes · Clients · Produits

Clients et dettes · /customers, /debts

Suivre limites crédit, remboursements et relances

Clients particuliers/boutiques/entreprises, téléphone, WhatsApp, ville, adresse, limite crédit, solde, ventes, dettes et paiements.

Utilisateurs

VendeurCaissierGérantComptable

Actions disponibles

Créer clientDéfinir limiteVoir soldeRembourserRelancer WhatsAppImprimer reçu

Comment l’utiliser

  1. 1Créer client avec type, nom, téléphone, WhatsApp, ville, adresse et limite.
  2. 2Pour une dette, vérifier initial, payé et reste.
  3. 3Saisir remboursement et méthode.
  4. 4Envoyer reçu ou rappel.

Exemple terrain

Client doit 340 000 FCFA, rembourse 100 000 : reste 240 000. Si limite dépassée, demander validation.

À éviter : Doublons clients

À éviter : Augmenter limite sans historique

À éviter : Remboursement supérieur au solde

Prérequis

Client pour vente non soldée · Limite crédit · WhatsApp fiable

Dépannage

Limite dépassée : paiement partiel ou validation. · Rappel échoué : numéro international et GOWA. · Dette soldée : pas de nouveau remboursement.

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Ventes · Paiements · WhatsApp

Paiements et livraisons · /payments, /deliveries

Contrôler encaissements et livraisons terrain

Paiements par méthode/référence et livraisons assignées, en cours, reportées, livrées, annulées ou échouées.

Utilisateurs

CaissierComptableLivreurGérant

Actions disponibles

Paiement manuelFiltrerReçu PDFRembourserDémarrer livraisonLivrerReporter

Comment l’utiliser

  1. 1Paiement : choisir référence, méthode, montant, date et note.
  2. 2Télécharger reçu si besoin.
  3. 3Livraison : démarrer au départ.
  4. 4Marquer livré, reporté ou échoué selon la réalité.
  5. 5Ajouter preuve ou remarque.

Exemple terrain

Client absent à 10h, demande 16h : le livreur marque Reporté au lieu de Livré.

À éviter : Livré avant remise réelle

À éviter : Double paiement

À éviter : Modifier livraison déjà livrée sans procédure

Prérequis

Vente/dette/commande · Méthode connue · Livreur affecté

Dépannage

Paiement supérieur au solde : corriger montant/référence. · Statut bloqué : vérifier étape précédente.

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Ventes · Dettes · Commandes

Rapports · /reports

Transformer les opérations en décisions

Analysez ventes journalières, ventes par magasin/entreprise, stock global/faible, dettes, paiements et marges selon droits.

Utilisateurs

DirectionGérantComptable

Actions disponibles

Filtrer datesComparer magasinsLire taux encaisséLire risque stockExporter CSV/Excel/PDF

Comment l’utiliser

  1. 1Choisir période, entreprise et magasin.
  2. 2Comparer ventes, payé, reste à payer et dettes.
  3. 3Analyser stock faible pour préparer réassort.
  4. 4Exporter le rapport utile pour réunion ou comptabilité.

Exemple terrain

Boutique A vend 2 400 000 mais encaisse 1 600 000 ; Boutique B vend 1 900 000 et encaisse 1 850 000 : B encaisse mieux.

À éviter : Piloter seulement au chiffre d’affaires

À éviter : Ignorer dettes anciennes

À éviter : Exporter à personnes non autorisées

Prérequis

Données saisies · Période choisie · Droits rapports

Dépannage

Rapport vide : vérifier période/contexte/droits. · Marges absentes : droits insuffisants.

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Dashboard · Ventes · Stock · Paiements

WhatsApp GOWA · /whatsapp

Configurer GOWA depuis le web

Compte WhatsApp, device id automatique, QR Code web, templates, messages manuels, reçus, factures, commandes, alertes stock, rappels dette et historique.

Utilisateurs

AdministrateurGérantComptableVendeur autorisé

Actions disponibles

Créer compteProvider GOWAAfficher QRScannerCONNECTEDTemplatesEnvoyerReconnecterDéconnecter

Comment l’utiliser

  1. 1Dans WhatsApp, choisir entreprise et provider GOWA.
  2. 2Renseigner numéro au format +22370000000.
  3. 3Enregistrer configuration.
  4. 4Cliquer Afficher QR Code : le device id est généré automatiquement.
  5. 5Sur téléphone : WhatsApp → Appareils connectés → Connecter un appareil.
  6. 6Scanner et attendre CONNECTED.
  7. 7Envoyer reçu, facture, commande, alerte ou rappel puis suivre QUEUED/SENT/DELIVERED/FAILED.

Exemple terrain

Après une vente, le reçu passe QUEUED puis SENT puis DELIVERED. Si le téléphone est déconnecté, le message passe FAILED avec raison visible.

À éviter : Numéro personnel non maîtrisé

À éviter : Partager QR Code

À éviter : Relances agressives

À éviter : Exposer secrets serveur

Prérequis

Numéro professionnel · GOWA actif côté serveur · Téléphone WhatsApp connecté

Dépannage

QR expiré : Afficher QR Code à nouveau. · DISCONNECTED : Reconnecter ou Déconnecter puis rescanner. · Auth GOWA : identifiants au format utilisateur:secret.

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Ventes · Clients · Dettes · Commandes

Synchronisation · /sync

Travailler avec connexion faible

État réseau, cache catalogue, dernier stock connu, brouillons locaux et file d’actions en attente, envoyées, échouées ou en conflit.

Utilisateurs

Mobile terrainVendeurMagasinierLivreur

Actions disponibles

Voir état réseauRéessayer actionRéessayer toutRafraîchir cacheSauvegarder brouillonRésoudre conflit

Comment l’utiliser

  1. 1Avant tournée, ouvrir Synchronisation et rafraîchir cache catalogue/stock.
  2. 2En zone instable, sauvegarder les formulaires critiques en brouillon.
  3. 3Au retour réseau, vérifier la file d’attente.
  4. 4Réessayer tout puis traiter erreurs et conflits.
  5. 5Fin de journée : viser 0 action en attente.

Exemple terrain

7 ventes au marché restent locales ; à 18h Internet revient, la reprise traite les actions et le vendeur vérifie que la file est vide.

À éviter : Supprimer conflit sans vérifier

À éviter : Travailler plusieurs jours sans sync

À éviter : Partager compte mobile

À éviter : Décider avec stock connu ancien

Prérequis

Connexion initiale · Cache récent · Compte non partagé

Dépannage

Sync bloquée : réseau, reconnexion, réessayer. · Conflit stock : une autre vente/transfert est passé avant. · Paiement doublon : comparer date, montant, méthode et référence.

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Stock · Ventes · Clients · Livraisons

Paramètres · /settings

Régler entreprise, utilisateurs et règles

Profil entreprise, utilisateurs, rôles, permissions, magasins, devises, taxes, reçus, WhatsApp, stock, crédit et sécurité.

Utilisateurs

PropriétaireAdministrateur

Actions disponibles

ProfilInviter utilisateurPermissionsMagasinsDevise/taxesDocumentsStockCrédit

Comment l’utiliser

  1. 1Vérifier profil entreprise, devise et WhatsApp.
  2. 2Inviter utilisateurs avec entreprise, magasin actif et rôle adapté.
  3. 3Accorder ou refuser des permissions précises si nécessaire.
  4. 4Tester vente, paiement, dette, reçu WhatsApp et rapport avant production.

Exemple terrain

Un caissier peut vendre et encaisser, mais ne peut pas supprimer un produit ni modifier les seuils stock.

À éviter : Donner trop de droits

À éviter : Partager comptes

À éviter : Oublier limites crédit

À éviter : Lancer sans test complet

Prérequis

Droits de gestion · Règles internes connues · Liste utilisateurs

Dépannage

Utilisateur bloqué : vérifier rôle, magasin actif et permissions. · Paramètres locaux non appliqués : enregistrer les préférences.

Liés

Utilisateurs · WhatsApp · Stock · Rapports

Parcours métier

Workflows prêts à appliquer.

Vente comptant

  1. 1.Choisir client ou comptoir
  2. 2.Ajouter produits
  3. 3.Encaisser
  4. 4.Envoyer reçu
  5. 5.Contrôler caisse

Vente à crédit

  1. 1.Choisir client
  2. 2.Vérifier limite
  3. 3.Encaisser partiel
  4. 4.Créer dette
  5. 5.Relancer

Réassort

  1. 1.Lire stock faible
  2. 2.Commander fournisseur
  3. 3.Réceptionner
  4. 4.Mettre à jour stock
  5. 5.Payer

Fin de journée

  1. 1.Contrôler caisse
  2. 2.Vérifier dettes
  3. 3.Synchroniser
  4. 4.Traiter erreurs
  5. 5.Exporter rapport

Questions fréquentes

Problèmes fréquents et réponses rapides.

Produit introuvable en vente

Vérifiez le magasin actif, le stock disponible et la fiche produit.

Client dépasse la limite

Demandez paiement partiel ou validation responsable avant nouvelle vente à crédit.

QR GOWA expiré

Cliquez à nouveau sur Afficher QR Code puis rescanner depuis WhatsApp mobile.

Message WhatsApp échoué

Vérifiez numéro international, statut CONNECTED, internet du téléphone et authentification GOWA.

Synchronisation bloquée

Vérifiez réseau, réessayez l’action, puis traitez les conflits sans supprimer à l’aveugle.

Paiement supérieur au solde

Corrigez le montant ou vérifiez que la bonne référence dette/vente est sélectionnée.

Déploiement

Testez avec vos vrais produits, clients et magasins.

Avant production, validez prix minimum, crédit, stock initial, WhatsApp, ventes, paiements, dettes, rapports et synchronisation.

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